Reglamento de organización y funciones

Introducción y Propósito

En un mundo cada vez más interconectado y orientado hacia la comodidad y la seguridad, nuestra empresa se enorgullece de ofrecer soluciones avanzadas en sistemas de seguridad y automatización del hogar. Como parte de nuestro compromiso con la excelencia y la eficiencia interna, hemos desarrollado el presente Reglamento de Organizaciones y Funciones.

El objetivo de este reglamento es establecer una estructura organizativa clara y definir las responsabilidades y funciones de cada miembro del equipo, para asegurar un desempeño óptimo en la venta, instalación y mantenimiento de sistemas de seguridad y automatización del hogar. Creemos firmemente que una organización bien estructurada y con roles y responsabilidades claros es fundamental para brindar un servicio excepcional a nuestros valiosos clientes.

Este reglamento tiene como propósito principal proporcionar una guía precisa y completa para todos los empleados de nuestra empresa, desde los niveles gerenciales hasta los técnicos en el campo. En él, se describirán detalladamente las funciones y las responsabilidades específicas de cada puesto, así como los procesos y los procedimientos operativos que deben seguirse en cada etapa del ciclo de venta, instalación y mantenimiento.

Además de establecer una estructura organizativa sólida, este reglamento busca promover la comunicación interna efectiva y el trabajo en equipo, así como fomentar el desarrollo profesional y el crecimiento personal de nuestros empleados. Al contar con una guía clara sobre nuestras políticas y normas internas, aspiramos a cultivar un entorno laboral colaborativo, respetuoso y orientado a la excelencia.

Estructura Organizativa

Dirección General:

Gerente General: Enoc Campos Ureta

Departamento Comercial:

Director Comercial: Por contratar

Ejecutivos de Ventas: Por contratar

Asesores de Ventas: Por contratar

Departamento Técnico:

Director Técnico: Por contratar

Ingenieros de Sistemas: Por contratar

Técnicos de Instalación: Por contratar

Técnicos de Mantenimiento: Por contratar

Departamento de Soporte al Cliente:

Director de Soporte al Cliente: Por contratar

Representantes de Atención al Cliente: Por contratar

Departamento Administrativo y Financiero:

Director Administrativo y Financiero: Alina Huatuco Reyes

Equipo de Contabilidad: Por contratar

Equipo de Recursos Humanos: Por contratar

Equipo de Administración: Por contratar

Descripción de puestos y funciones

Gerente General:

Responsable de la gestión estratégica y la supervisión general de la empresa.
Toma decisiones clave y establece políticas para el crecimiento y el éxito de la organización.

Director Comercial:

Encargado de la estrategia de ventas y desarrollo comercial.
Establece metas de ventas y supervisa su cumplimiento.

Ejecutivos de Ventas:

Prospectan y generan nuevas oportunidades de negocio.
Realizan presentaciones a los clientes, negocian contratos y cierran acuerdos de venta.

Director Técnico:

Responsable de la planificación y ejecución de las actividades técnicas.
Supervisa el diseño, la instalación y el mantenimiento de los sistemas.
Diseñan soluciones personalizadas de seguridad y automatización del hogar.
Realizan análisis de necesidades y elaboran propuestas técnicas.

Técnicos de Instalación:

Realizan la instalación física de los sistemas en los hogares de los clientes.
Configuran y prueban los equipos y los sistemas para asegurar su correcto funcionamiento.
Capacitan a los clientes sobre el uso adecuado de los sistemas instalados.

Técnicos de Mantenimiento:

Realizan el mantenimiento preventivo y correctivo de los sistemas instalados.
Diagnostican y solucionan problemas técnicos.

Director de Soporte al Cliente:

Gestiona la atención y el soporte técnico a los clientes.
Asegura la satisfacción del cliente y la resolución eficiente de cualquier problema o reclamo.

Representantes De Atención Al Cliente:

Actúa como enlace, proporcionará información sobre productos/servicios
Resuelve cualquier problema de urgencia que nuestras cuentas de clientes puedan tener respecto a la precisión y la eficiencia.

Coordinador De Servicios:

responsable de gestionar las operaciones de soporte y mantenimiento, garantizando el cumplimiento de los compromisos de servicio asumidos, gestionando y coordinando con todas las partes interesadas.
Verificación y control de la calidad del servicio y artículos recibidos.
Realizar trámites de contratación administrativa para adquirir un bien o servicio.

Director Administrativo Y Financiero:

Realizar la planeación financiera institucional.
Gestionar los recursos de la infraestructura física y demás de la Institución.

Equipo De Contabilidad:

registrar todas las operaciones económicas que se lleven a cabo en la empresa, esto incluye el registro de gastos e ingresos
realizar las operaciones comerciales: Podrá realizar un trabajo de prospección de productos o servicios que pueda necesitar la empresa y presentarlos para su contratación a dirección.

Equipo De Recursos Humanos:

diseñar los puestos de trabajo, definiendo sus funciones, responsabilidades, cualificación y habilidades necesarias.
identifica y atrae a los candidatos que cumplan los requisitos para luego aplicar un sistema de selección que permita elegir a la persona más apta para el puesto
control individualizado de la actividad de los empleados, en coordinación con los jefes de los respectivos departamentos. Supervisa las horas extraordinarias, el absentismo, los movimientos de la plantilla y la pirámide edad.

Equipo De Administración:

Perfeccionar los actos administrativos que implique la ejecución del proyecto.
Proponer al Comité Directivo el organigrama de funcionamiento de la administración del proyecto y sus cambios eventuales.
Elaborar informes periódicos de ejecución técnico-financiera para conocimiento y uso de las instancias de directivas y ejecutivas del proyecto.

Procedimientos operativos

Procedimiento de Ventas:

Identificación y prospección de clientes potenciales.

Elaboración de propuestas y cotizaciones para los sistemas de seguridad y automatización del hogar.

Negociación y cierre de contratos de venta.

Registro y seguimiento de las actividades y los resultados de ventas.

Procedimiento de Diseño y Personalización de Sistemas:

Reuniones con los clientes para entender sus necesidades y preferencias.

Diseño de soluciones personalizadas de seguridad y automatización del hogar.

Selección de los componentes y equipos adecuados.

Elaboración de planos y diagramas de instalación.

Procedimiento de Instalación:

Programación de las citas de instalación con los clientes.

Preparación y organización de los equipos y materiales necesarios.

Instalación de los componentes, cableado y configuración de los sistemas.

Verificación del funcionamiento correcto y la satisfacción del cliente.

Procedimiento de Mantenimiento Preventivo:

Programación y planificación de las visitas de mantenimiento.

Inspección y revisión periódica de los sistemas instalados.

Limpieza y ajuste de los equipos.

Actualización de software y firmware, si es necesario.

Procedimiento de Mantenimiento Correctivo:

Recepción y registro de solicitudes de servicio o reparación.

Evaluación y diagnóstico de problemas técnicos.

Reparación o reemplazo de componentes defectuosos.

Pruebas exhaustivas para garantizar el funcionamiento óptimo del sistema.

Procedimiento de Atención al Cliente:

Resolución o derivación de problemas a los departamentos correspondientes.

Seguimiento de los casos para asegurar la satisfacción del cliente.

Recopilación de comentarios y sugerencias para mejorar el servicio.

Procedimiento de Documentación y Archivo:

Registro y mantenimiento de la documentación relacionada con cada proyecto.

Organización y archivo de planos, diagramas, contratos y otros documentos importantes.

Seguimiento de los registros de instalación, mantenimiento y reparación.

Comunicación interna

Reuniones regulares: Realiza reuniones periódicas con todo el personal para comunicar las políticas, los procedimientos y las actualizaciones relacionadas con el Reglamento de Organizaciones y Funciones. Estas reuniones pueden ser semanales, mensuales o según sea necesario.

Manuales y guías: Elabora manuales y guías claras que expliquen en detalle las políticas y los procedimientos establecidos en el Reglamento. Asegúrate de que estén disponibles para todos los empleados y sean fácilmente accesibles.

Correo electrónico: Utiliza el correo electrónico para enviar recordatorios, actualizaciones y noticias relevantes relacionadas con el Reglamento.

Intranet o plataforma de comunicación interna: Si tu empresa cuenta con una intranet o una plataforma de comunicación interna, aprovecha este espacio para compartir documentos, noticias y anuncios relacionados con el Reglamento.

Sesiones de capacitación: Organiza sesiones de capacitación para garantizar que todos los empleados comprendan plenamente el Reglamento de Organizaciones y Funciones. Estas sesiones pueden ser impartidas por miembros del equipo de recursos humanos o expertos en el área correspondiente.

Retroalimentación y canales de comunicación abiertos: Establece canales de comunicación abiertos y fomenta la retroalimentación de los empleados.

Evaluación del desempeño

Cumplimiento de políticas y procedimientos: seguir las normas de seguridad, respetar los procedimientos de ventas, instalación y mantenimiento, y cumplir con las políticas internas de la empresa.

Calidad del trabajo: la precisión, la eficiencia y la atención al detalle en la ejecución de tareas como ventas, diseño de sistemas, instalación y mantenimiento.

Cumplimiento de plazos: la entrega oportuna de propuestas, la finalización de instalaciones dentro del tiempo acordado y la respuesta adecuada a las solicitudes de mantenimiento.

Competencias técnicas: aspectos como conocimiento de productos, habilidades de resolución de problemas técnicos y actualización constante en tecnologías emergentes.

Trabajo en equipo: Evalúa la capacidad de los empleados para colaborar y trabajar eficazmente en equipo, especialmente en situaciones que involucren la coordinación entre diferentes departamentos.

Orientación al cliente: capacidad de comunicación efectiva, la empatía hacia las necesidades del cliente y la resolución de problemas de manera oportuna.

Autogestión y cumplimiento de metas: capacidad de priorizar tareas, trabajar de manera independiente y demostrar iniciativa para alcanzar los resultados deseados.

Desarrollo profesional

Capacitación y formación: Brinda oportunidades de capacitación y formación continua a los empleados para mejorar sus conocimientos técnicos, habilidades de ventas, servicio al cliente y gestión de proyectos.

Planes de desarrollo individual: Trabaja con los empleados para establecer planes de desarrollo individualizados que se alineen con sus metas profesionales y las necesidades de la empresa.

Mentoring y coaching: Establece programas de mentoría y coaching en los que los empleados más experimentados puedan orientar y apoyar a los empleados más nuevos.

Rotación de puestos: Considera la posibilidad de implementar programas de rotación de puestos para que los empleados adquieran experiencia en diferentes áreas de la empresa.

Evaluación del desempeño y retroalimentación: Utiliza la evaluación del desempeño como una oportunidad para identificar las fortalezas y áreas de mejora de los empleados.

Programas de reconocimiento y recompensas: Implementa programas de reconocimiento y recompensas que valoren y premien el desempeño sobresaliente y el compromiso con el cumplimiento del Reglamento.

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Normas y políticas internas

Política de seguridad: medidas de seguridad en el manejo de equipos, protección de datos confidenciales y protocolos de respuesta a emergencias.

Política de ventas: incluir pautas para la presentación de propuestas, la elaboración de contratos y la comunicación con los clientes.

Política de instalación: planificación de la instalación, la configuración correcta de los dispositivos y la verificación de su funcionamiento adecuado.

Política de mantenimiento: la programación de visitas de mantenimiento, la resolución de averías y la atención oportuna a las solicitudes de los clientes.

Política de atención al cliente: pautas de comunicación efectiva, empatía hacia las necesidades del cliente y la resolución de problemas de manera satisfactoria.

Política de ética empresarial: la integridad, la honestidad, la equidad y la responsabilidad social.

Política de uso de recursos: el mantenimiento adecuado de los activos, la gestión responsable de los suministros y la prevención del uso indebido de los recursos.

Disposiciones finales

Vigencia y actualización del reglamento: Establece la fecha de entrada en vigencia del reglamento y especifica que será revisado y actualizado periódicamente para asegurar su pertinencia y adecuación a los cambios en la organización y en el entorno empresarial.

Modificaciones al reglamento: Indica que cualquier modificación al reglamento debe ser aprobada por las autoridades competentes de la empresa y establece el procedimiento para realizar dichas modificaciones, incluyendo la notificación a los empleados y la implementación de los cambios correspondientes.

Cumplimiento y obligatoriedad: Establece que todos los empleados de la empresa están obligados a cumplir con lo dispuesto en el reglamento y que su incumplimiento puede dar lugar a medidas disciplinarias, de acuerdo con las políticas internas de la empresa.

Interpretación del reglamento: Define que cualquier duda o interpretación sobre el contenido del reglamento será resuelta por las autoridades competentes de la empresa y que su interpretación final prevalecerá.

Divulgación y acceso al reglamento: Establece que el reglamento debe ser divulgado y accesible para todos los empleados de la empresa. Puede indicar que se mantendrá una copia actualizada del reglamento en un lugar designado o que estará disponible a través de medios electrónicos.

Anexos y documentos complementarios: Menciona que los anexos y documentos complementarios relacionados con el reglamento, como organigramas, descripciones de puestos, manuales de procedimientos, entre otros, forman parte integral del mismo y deben ser considerados en su aplicación.

Derogación de disposiciones anteriores: En caso de que existan disposiciones anteriores o documentos similares, se indica que el presente reglamento prevalece sobre ellos y los invalida en la medida en que sean incompatibles.